Auftragsverarbeitung

Wer eine Software einsetzt, in der die Arbeitszeiten seiner Leute stehen, braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Der gehört zum Angebot und nicht ins Verkaufsgespräch — darum steht er hier und nicht hinter einem Formular.

Vertragstext von einer Kanzlei, Anlagen von uns. Vor der Veröffentlichung: Vertrag als PDF zum Herunterladen verlinken, ohne dass jemand dafür seine Adresse hinterlassen muss.

Was verarbeitet wird

• Stammdaten Ihrer Mitarbeiter: Name, Kürzel, Qualifikationen, Fristen, Wochenstunden, bei Bedarf Stundensätze.
• Arbeitszeiten mit Baustellenbezug, Abwesenheiten, Einsatzpläne.
• Beim Stempeln ein Ortsurteil, sofern die betroffene Person eingewilligt hat.
• Kunden- und Projektdaten Ihrer Auftraggeber, Fotos und Dokumente zur Akte.

Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO

Rollen und Rechte nach Aufgabe statt nach Hierarchie; Ortsangaben nur als Urteil, nie als Koordinate; Schwärzung in der Kundenansicht im Dienst statt in der Anzeige; Protokoll über jede Änderung an Akte, Zeiten und Freigaben; Zugriffsspur beim Ansehen fremder Personendaten; automatische Löschfristen (Ort 90 Tage, Zugriffsspur 365 Tage) und Auskunft nach Art. 15 als Abfrage statt als Handarbeit.

Die Einzelheiten zu diesen Maßnahmen stehen unter Daten und Sicherheit.

Unterauftragnehmer

[Vollständig benennen: Hoster mit Standort, Sprachdienste, Telefonanbieter, Wetterdienst, Mailversand. Unvollständig ist hier schlimmer als gar nicht.]