Pflichten und Fristen
Zwei Jahre. Dann geht es nicht mehr ohne.
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen längst. Ausstellen müssen Sie sie ab 2027, wenn Ihr Umsatz 2026 über 800.000 € lag — und ab 2028 alle. Das klingt weit weg und ist es nicht: Was 2026 an Umsatz zusammenkommt, entscheidet über die Pflicht im übernächsten Jahr.
Der Fahrplan
| Pflicht | gilt ab | Was sie verlangt | Was Kernlot tut |
|---|---|---|---|
| E-Rechnung empfangen § 14 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes | 01.01.2025 | Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer, auch wer nur steuerfreie Umsätze hat. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür; eine Übergangsfrist gibt es nicht. Quelle: BMF, FAQ zur E-Rechnung, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise XML-Rechnungen werden angenommen und abgelegt. Das Auslesen der Beträge aus dem XML statt aus dem Bild ist noch nicht gebaut. |
| E-Rechnung ausstellen, erste Stufe § 14 UStG, Übergangsregelung | 01.01.2027 | Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss im B2B E-Rechnungen ausstellen. Darunter bleibt Papier oder PDF bis Ende 2027 zulässig — PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Quelle: IHK Region Stuttgart, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise Kernlot erzeugt das XML nach EN 16931 selbst. Die Verpackung als PDF/A-3 und der Lauf durch den amtlichen Validator fehlen noch. |
| E-Rechnung ausstellen, alle § 14 UStG | 01.01.2028 | Ab dann gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Leistungen an Privatkunden; Kleinunternehmer müssen nach § 34a UStDV nicht ausstellen, wohl aber empfangen. Quelle: BMF, FAQ zur E-Rechnung, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise Dasselbe: das XML steht, Verpackung und amtliche Prüfung fehlen. |
| Das XML ist das Original GoBD, BMF-Schreiben vom 15.10.2025 | 01.01.2025 | Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren — ein PDF-Ausdruck genügt nicht. Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD ist das XML führend, nicht das Bild. Quelle: Haufe zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Das erzeugte XML wird gespeichert, nicht nur die Druckansicht. |
| Aufbewahrung § 147 AO, § 14b UStG i. d. F. des BEG IV | 01.01.2025 | Buchungsbelege und Rechnungen sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre aufzubewahren statt zehn. Bei zehn Jahren bleiben Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher — und die Verfahrensdokumentation. Quelle: Haufe zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise Alles liegt in einer Datei, die der Betrieb selbst kopieren kann. Eine revisionssichere Ablage mit Schreibschutz ist das nicht. |
| Arbeitszeit aufzeichnen § 17 MiLoG i. V. m. § 2a SchwarzArbG | seit 2015 | Im Baugewerbe sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen — spätestens am siebten Tag danach, aufzubewahren mindestens zwei Jahre und auf Verlangen am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten. Bußgeld bis 30.000 €. Quelle: § 17 MiLoG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Beginn, Ende und Pausen werden beim Stempeln erfasst, jede Änderung steht im Protokoll. Der Export als Zollmappe fehlt noch. |
| Zeiterfassung als System BAG, Beschluss vom 13.09.2022 — 1 ABR 22/21 | 13.09.2022 | Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Die angekündigte Neufassung des Arbeitszeitgesetzes ist bislang ein Entwurf und kein geltendes Recht. Quelle: BMAS, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Die Erfassung läuft in der App und im Browser, nicht auf Zuruf. |
| Ruhezeit und Höchstarbeitszeit §§ 3, 5 ArbZG | seit 1994 | Werktäglich höchstens acht Stunden, verlängerbar auf zehn, und danach elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit. Ein Einsatzplan, der das verletzt, ist kein Planungsfehler, sondern eine Ordnungswidrigkeit. Quelle: § 5 ArbZG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Kernlot prüft die gestempelten Zeiten gegen §§ 3, 4, 5 und 9 ArbZG und meldet Verstöße — geurteilt wird nicht, gemeldet schon. |
| Rechnung an Privatkunden am Grundstück § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 und Abs. 4 Nr. 9 UStG | seit 2004 | Bei steuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück besteht Rechnungspflicht binnen sechs Monaten auch gegenüber Privatpersonen — und auf der Rechnung muss der Hinweis stehen, dass der private Empfänger sie zwei Jahre aufbewahren muss. Verstöße kosten bis 5.000 € beziehungsweise bis 500 €. Quelle: § 14 UStG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Die Rechnungsprüfung verlangt bei Grundstücksleistungen an Private den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und nennt die Sechsmonatsfrist. |
| Bauleistungen: Steuerschuld beim Empfänger § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG, Hinweispflicht § 14a Abs. 5 UStG | seit 2004 | Erbringt ein Betrieb Bauleistungen an einen Auftraggeber, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet dieser die Umsatzsteuer. Die Rechnung wird netto gestellt und trägt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; Nachweis ist die Bescheinigung USt 1 TG. Quelle: Landesamt für Steuern Niedersachsen, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Am Kunden steht, ob er selbst Bauleistungen erbringt; die Freistellungsbescheinigung USt 1 TG hat ein Ablaufdatum. Die Rechnung geht dann ohne Steuer und mit Pflichthinweis hinaus — ein versehentlicher Steuerausweis wird abgefangen. |
| Bauabzugsteuer § 48 EStG, Freistellung § 48b EStG | seit 2002 | Der Auftraggeber einer Bauleistung behält 15 % des Rechnungsbetrags ein und führt sie ans Finanzamt ab — es sei denn, es liegt eine gültige Freistellungsbescheinigung vor. Bagatellgrenze 5.000 € im Kalenderjahr je Leistendem. Quelle: Bundeszentralamt für Steuern, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise Die eigene Freistellungsbescheinigung nach § 48b liegt mit Ablaufdatum im Betrieb; 60 Tage vorher warnt das Managerblatt und nennt, von wie viel offener Forderung 15 % einbehalten würden. Nicht abgebildet ist die andere Richtung: Sind Sie selbst der Auftraggeber eines Nachunternehmers, müssen Sie einbehalten und anmelden — das bleibt beim Steuerberater. |
| Offenlegung beim KI-Telefonassistenten Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689 | 02.08.2026 | Wer mit einem KI-System spricht, muss das zu Beginn der ersten Interaktion erfahren. Für aufgezeichnete Gespräche kommt § 201 StGB hinzu: Die Vertraulichkeit des Wortes ist strafrechtlich geschützt, und ein Hinweis, dem niemand widerspricht, ist keine Einwilligung. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, EUR-Lex, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Die Ansage, dass hier eine Maschine spricht, steht am Anfang jedes Gesprächs und ist nicht abschaltbar. |
Der Punkt, den fast alle übersehen
Eine E-Rechnung ist keine PDF. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, und ein hybrides PDF trägt die Daten unsichtbar im Inneren. Rechtlich zählt genau dieser strukturierte Teil — nicht das Bild, das man am Bildschirm sieht.
Daraus folgt zweierlei, und beides ist unbequem: Das Original muss so aufbewahrt werden, wie es hereinkam. Und wer Belege abheftet, indem er PDFs sammelt, verliert die XML-Rechnungen still — sie sind für so eine Ablage unsichtbar. Beim Vorsteuerabzug fällt das dann Jahre später auf.
Wir erzeugen sie selbst
Kernlot baut den strukturierten Teil einer E-Rechnung nach EN 16931 — also genau den Datensatz, auf den es rechtlich ankommt, mit allen Pflichtangaben im XML statt im Bild. Nicht als Umweg über ein anderes Programm, sondern aus dem Auftrag heraus, der ohnehin bei uns liegt.
Der Unterschied zeigt sich an den Fällen, die auf dem Bau der Normalfall sind und die Standardsoftware oft verfehlt:
| Fall | Steuerkategorie | Was zusätzlich hinein muss |
|---|---|---|
| Normalfall | S | Satz 19 % oder 7 % |
| Bauleistung, Steuerschuld beim Empfänger | AE | Satz 0, dazu die Begründung im XML — nicht nur ein Satz im Fußtext |
| Kleinunternehmer | E | Satz 0, Begründung mit Verweis auf § 19 UStG |
Geprüft wird das bei jeder Änderung an fünf Fällen: Pflichtfelder, Summenproben (Positionen ergeben den Nettobetrag, Netto plus Steuer den Bruttobetrag) und die Regel, dass eine Steuerbefreiung ohne Begründung nicht durchgeht. Auch der absichtlich falsche Fall gehört dazu — ein Prüfer, der nie anschlägt, prüft nichts.
Und wenn Sie Ihr Programm behalten wollen
Dann behalten Sie es. Die Übergabe an Lexware Office, sevdesk oder den Steuerberater bleibt der zweite Weg — nicht der einzige, wie ursprünglich geplant, sondern die Wahl für Betriebe, die ihre Buchhaltung nicht anfassen wollen. Was das kostet und was es abnimmt, steht unter Schnittstellen.
Für die Entscheidung zählt vor allem eines: Wer Rechnungen ausstellt, übernimmt die lückenlose Nummernvergabe, die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO, die Archivierung über acht Jahre und die Formatpflege über jede künftige Fassung des Standards. Das erste haben wir gebaut, das zweite auch — beim dritten und vierten sind wir ehrlich: das ist Arbeit, die nie aufhört.
Was Sie heute schon tun sollten
- Ein Postfach benennen, an das Lieferanten E-Rechnungen schicken dürfen — mehr verlangt das Gesetz für den Empfang nicht.
- Die eingehenden XML-Dateien so ablegen, wie sie ankamen. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
- Beim Steuerberater fragen, wie er sie entgegennehmen will. Diese Frage entscheidet mehr über Ihren Ablauf als die Wahl der Software.
- Den eigenen Umsatz 2026 im Blick behalten — er entscheidet, ob Sie 2027 oder erst 2028 ausstellen müssen.
Diese Seite ist eine Orientierung und keine Steuerberatung. Wo Geld oder Fristen daran hängen, gehört die Auskunft von Ihrem Steuerberater.