Der Angelpunkt
An der Rechnung läuft alles zusammen.
Stunden, Projekt, Material, Beleg, Steuer, Frist — an jedem anderen Punkt kann man nachbessern. Eine Rechnung, die hinaus ist, holt man nicht zurück, und eine falsche kostet Geld oder Ärger mit dem Finanzamt.
Der Weg
Stunden
Genommen wird nur, was freigegeben und noch nicht abgerechnet ist. Je Person eine Position, mit Menge, Satz und Summe.
Entwurf — ohne Nummer
Der Entwurf trägt bewusst keine Rechnungsnummer. Wer sie schon hier vergibt, reißt beim ersten verworfenen Entwurf eine Lücke in eine Reihe, die lückenlos sein muss.
Prüfung
Vor dem Stellen laufen die Regeln: Pflichtangaben, Rechenprobe, Sonderfälle am Bau. Jeder Befund nennt die Norm und das Feld.
Gestellt
Erst jetzt entsteht die Nummer — fortlaufend, und die Datenbank lässt dieselbe kein zweites Mal zu. Die Stunden gelten als abgerechnet, der Vorgang steht in der Akte.
Was geprüft wird
Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, dazu eine Rechenprobe (Netto plus Steuer muss den Bruttobetrag ergeben, und der Steuerbetrag muss zum Satz passen) — und die Fälle, an denen es im Handwerk hängt:
| Fall | Was gilt | Wenn es fehlt |
|---|---|---|
| Leistung am Grundstück, Kunde ist privat |
Rechnungspflicht binnen sechs Monaten, dazu der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Empfängers | Bußgeld bis 5.000 € beziehungsweise bis 500 € (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3, § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG) |
| Bauleistung an einen bauleistenden Unternehmer |
Netto ohne Steuer, Pflichthinweis auf die Steuerschuld des Empfängers, gültige Bescheinigung USt 1 TG | Ausgewiesene Steuer wird geschuldet (§ 14c UStG), auch wenn sie versehentlich dasteht |
| Kleinbetrag bis 250 € brutto |
Empfänger und Steuerbetrag dürfen fehlen, der Steuersatz nicht | unnötige Rückfragen (§ 33 UStDV) |
| Kleinunternehmer § 19 UStG |
keine Steuer, dafür der Hinweis auf die Regelung | ausgewiesene Steuer wird geschuldet |
Die Regeln stehen an einer Stelle im Programm, ohne Datenbank drumherum, und werden bei jeder Änderung gegen vierundzwanzig Fälle nachgerechnet — vom fehlenden Leistungsdatum bis zur abgelaufenen Freistellungsbescheinigung. Eine Prüfung, die niemand prüft, ist eine Meinung.
Warum wir die Rechnung nicht selbst verschicken
Wer Rechnungen ausstellt, übernimmt mehr als ein Formular: die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO, die Archivierung über acht Jahre, den Zugriff für den Prüfer — und die Pflege des E-Rechnungsformats über jede künftige Fassung hinweg. Das hört nach dem Start nicht auf.
Diesen Teil geben wir bewusst ab. Kernlot kennt den Auftrag und entscheidet den Inhalt; die Form entsteht dort, wo Ihre Buchhaltung ohnehin liegt. Was das praktisch heißt, steht unter Schnittstellen und E-Rechnung.