Aufzeichnungspflicht
Der Zoll ruft nicht vorher an.
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft unangemeldet, auf der Baustelle, und sie befragt die Leute einzeln. Eine Liste, die im Büro liegt, nützt in diesem Moment nichts.
Was verlangt wird
Das Baugewerbe steht ausdrücklich in der Branchenliste des § 2a SchwarzArbG, an die § 17 MiLoG anknüpft. Es gibt dort keine Ausnahme nach Betriebsgröße: der Dreimannbetrieb ist genauso erfasst wie der mit vierzig Leuten.
| Pflicht | gilt ab | Was sie verlangt | Was Kernlot tut |
|---|---|---|---|
| E-Rechnung empfangen § 14 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes | 01.01.2025 | Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer, auch wer nur steuerfreie Umsätze hat. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür; eine Übergangsfrist gibt es nicht. Quelle: BMF, FAQ zur E-Rechnung, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise XML-Rechnungen werden angenommen und abgelegt. Das Auslesen der Beträge aus dem XML statt aus dem Bild ist noch nicht gebaut. |
| E-Rechnung ausstellen, erste Stufe § 14 UStG, Übergangsregelung | 01.01.2027 | Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss im B2B E-Rechnungen ausstellen. Darunter bleibt Papier oder PDF bis Ende 2027 zulässig — PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Quelle: IHK Region Stuttgart, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise Kernlot erzeugt das XML nach EN 16931 selbst. Die Verpackung als PDF/A-3 und der Lauf durch den amtlichen Validator fehlen noch. |
| E-Rechnung ausstellen, alle § 14 UStG | 01.01.2028 | Ab dann gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Leistungen an Privatkunden; Kleinunternehmer müssen nach § 34a UStDV nicht ausstellen, wohl aber empfangen. Quelle: BMF, FAQ zur E-Rechnung, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise Dasselbe: das XML steht, Verpackung und amtliche Prüfung fehlen. |
| Das XML ist das Original GoBD, BMF-Schreiben vom 15.10.2025 | 01.01.2025 | Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren — ein PDF-Ausdruck genügt nicht. Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD ist das XML führend, nicht das Bild. Quelle: Haufe zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Das erzeugte XML wird gespeichert, nicht nur die Druckansicht. |
| Aufbewahrung § 147 AO, § 14b UStG i. d. F. des BEG IV | 01.01.2025 | Buchungsbelege und Rechnungen sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre aufzubewahren statt zehn. Bei zehn Jahren bleiben Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher — und die Verfahrensdokumentation. Quelle: Haufe zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise Alles liegt in einer Datei, die der Betrieb selbst kopieren kann. Eine revisionssichere Ablage mit Schreibschutz ist das nicht. |
| Arbeitszeit aufzeichnen § 17 MiLoG i. V. m. § 2a SchwarzArbG | seit 2015 | Im Baugewerbe sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen — spätestens am siebten Tag danach, aufzubewahren mindestens zwei Jahre und auf Verlangen am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten. Bußgeld bis 30.000 €. Quelle: § 17 MiLoG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Beginn, Ende und Pausen werden beim Stempeln erfasst, jede Änderung steht im Protokoll. Der Export als Zollmappe fehlt noch. |
| Zeiterfassung als System BAG, Beschluss vom 13.09.2022 — 1 ABR 22/21 | 13.09.2022 | Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Die angekündigte Neufassung des Arbeitszeitgesetzes ist bislang ein Entwurf und kein geltendes Recht. Quelle: BMAS, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Die Erfassung läuft in der App und im Browser, nicht auf Zuruf. |
| Ruhezeit und Höchstarbeitszeit §§ 3, 5 ArbZG | seit 1994 | Werktäglich höchstens acht Stunden, verlängerbar auf zehn, und danach elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit. Ein Einsatzplan, der das verletzt, ist kein Planungsfehler, sondern eine Ordnungswidrigkeit. Quelle: § 5 ArbZG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Kernlot prüft die gestempelten Zeiten gegen §§ 3, 4, 5 und 9 ArbZG und meldet Verstöße — geurteilt wird nicht, gemeldet schon. |
| Rechnung an Privatkunden am Grundstück § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 und Abs. 4 Nr. 9 UStG | seit 2004 | Bei steuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück besteht Rechnungspflicht binnen sechs Monaten auch gegenüber Privatpersonen — und auf der Rechnung muss der Hinweis stehen, dass der private Empfänger sie zwei Jahre aufbewahren muss. Verstöße kosten bis 5.000 € beziehungsweise bis 500 €. Quelle: § 14 UStG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Die Rechnungsprüfung verlangt bei Grundstücksleistungen an Private den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und nennt die Sechsmonatsfrist. |
| Bauleistungen: Steuerschuld beim Empfänger § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG, Hinweispflicht § 14a Abs. 5 UStG | seit 2004 | Erbringt ein Betrieb Bauleistungen an einen Auftraggeber, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet dieser die Umsatzsteuer. Die Rechnung wird netto gestellt und trägt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; Nachweis ist die Bescheinigung USt 1 TG. Quelle: Landesamt für Steuern Niedersachsen, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Am Kunden steht, ob er selbst Bauleistungen erbringt; die Freistellungsbescheinigung USt 1 TG hat ein Ablaufdatum. Die Rechnung geht dann ohne Steuer und mit Pflichthinweis hinaus — ein versehentlicher Steuerausweis wird abgefangen. |
| Bauabzugsteuer § 48 EStG, Freistellung § 48b EStG | seit 2002 | Der Auftraggeber einer Bauleistung behält 15 % des Rechnungsbetrags ein und führt sie ans Finanzamt ab — es sei denn, es liegt eine gültige Freistellungsbescheinigung vor. Bagatellgrenze 5.000 € im Kalenderjahr je Leistendem. Quelle: Bundeszentralamt für Steuern, abgerufen am 14.08.2026 | teilweise Die eigene Freistellungsbescheinigung nach § 48b liegt mit Ablaufdatum im Betrieb; 60 Tage vorher warnt das Managerblatt und nennt, von wie viel offener Forderung 15 % einbehalten würden. Nicht abgebildet ist die andere Richtung: Sind Sie selbst der Auftraggeber eines Nachunternehmers, müssen Sie einbehalten und anmelden — das bleibt beim Steuerberater. |
| Offenlegung beim KI-Telefonassistenten Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689 | 02.08.2026 | Wer mit einem KI-System spricht, muss das zu Beginn der ersten Interaktion erfahren. Für aufgezeichnete Gespräche kommt § 201 StGB hinzu: Die Vertraulichkeit des Wortes ist strafrechtlich geschützt, und ein Hinweis, dem niemand widerspricht, ist keine Einwilligung. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, EUR-Lex, abgerufen am 14.08.2026 | deckt Kernlot ab Die Ansage, dass hier eine Maschine spricht, steht am Anfang jedes Gesprächs und ist nicht abschaltbar. |
Warum das kein Papierkram ist
Ein Betrieb kann diese Pflicht schlecht selbst kontrollieren. Ob der Vorarbeiter seine Stunden richtig notiert hat, sieht der Chef erst, wenn es zu spät ist — und der Dienstplan genügt ausdrücklich nicht, gefordert sind die tatsächlichen Zeiten.
Deshalb stempelt in Kernlot jeder selbst, dort wo er steht: auf dem Telefon oder im Browser, mit Baustellenbezug, Pausen getrennt. Die Zeit entsteht, während gearbeitet wird, und nicht abends aus dem Gedächtnis.
Was daran noch hängt
Wer Zeiten erfasst, erfasst Daten über Menschen. Der Ort beim Stempeln bleibt bei uns ein Urteil — „am Objekt“, „in der Nähe“, „abweichend“ — und nie eine Koordinate; ohne Einwilligung wird er verworfen, der Widerruf wirkt rückwirkend, und nach 90 Tagen ist er fort. Die Arbeitszeiten selbst bleiben, weil § 16 Abs. 2 ArbZG sie zwei Jahre nachweisbar verlangt. Zwei Pflichten, die sich nicht widersprechen, wenn man sie trennt.
Mehr dazu auf der Seite Daten und Sicherheit.